Quy trình xuất bản sách đơn giản với 8 bước

Xuất bản sách là bước quan trọng giúp tác giả đưa tác phẩm của mình đến với độc giả rộng rãi. Quá trình này không chỉ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung và hình thức mà còn yêu cầu hiểu rõ các thủ tục pháp lý, chi phí và chiến lược phát hành để đảm bảo cuốn sách thành công trên thị trường. Bài viết dưới đây của In Đức Thành sẽ giúp bạn nắm vững về quy trình cũng như chi phí xuất bản sách!

Xuất bản sách là gì?

Xuất bản sách là quá trình đưa một tác phẩm văn học, khoa học hoặc bất kỳ loại nội dung nào khác đến tay độc giả thông qua việc in ấn và phát hành. Theo Luật Xuất bản 2012, xuất bản là việc tổ chức khai thác bản thảo, biên tập thành bản mẫu để in và phát hành, hoặc để phát hành trực tiếp qua các phương tiện điện tử như sách số, audiobook.

Ở Việt Nam, việc xuất bản sách đòi hỏi tuân thủ các quy định pháp luật và thủ tục nhất định. Bao gồm việc xin giấy phép xuất bản từ các nhà xuất bản được cấp phép.

Quy trình xuất bản sách với Nhà xuất bản

Để một cuốn sách đến tay độc giả hợp pháp, tác giả hoặc đơn vị sở hữu bản thảo cần thực hiện tuần tự các bước từ lựa chọn đối tác xuất bản, hoàn thiện nội dung, đến xin giấy phép và phát hành. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình này.

Bước 1: Tìm nhà xuất bản phù hợp

Lựa chọn nhà xuất bản (NXB) là một trong những quyết định quan trọng đầu tiên. Tác giả cần tìm hiểu kỹ về các NXB đang hoạt động, chọn đơn vị có uy tín và chức năng phù hợp với thể loại sách của mình (ví dụ: sách văn học nên gửi tới NXB Văn học, sách thiếu nhi gửi NXB Kim Đồng…). Nhà xuất bản sẽ là nơi hỗ trợ xuyên suốt toàn bộ quy trình xuất bản, đảm bảo cuốn sách được xét duyệt, biên tập, in ấn và phát hành hợp pháp.

Bước 2: Nộp bản thảo và hồ sơ

Tác giả chuẩn bị bản thảo hoàn thiện cùng các loại giấy tờ cần thiết (giấy tờ tùy thân, phiếu đăng ký xuất bản, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nội dung…). Sau đó nộp toàn bộ bản thảo tới NXB để được xem xét, khi cần có thể gửi dưới dạng file điện tử hoặc bản giấy. NXB sẽ kiểm tra sơ bộ, đối chiếu tiêu chí nội dung, hình thức để quyết định thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 3: Thẩm định và biên tập

Đội ngũ biên tập viên của NXB sẽ đọc và thẩm định nội dung bản thảo, đảm bảo cuốn sách đáp ứng các tiêu chí về pháp luật, thuần phong mỹ tục và giá trị nội dung. Nếu cần thiết, tác giả sẽ phải chỉnh sửa bổ sung theo góp ý. Giai đoạn này bao gồm hiệu đính, chuẩn hóa ngữ pháp, định dạng, thậm chí có thể rút gọn hoặc mở rộng một số phần nhằm nâng cao chất lượng xuất bản phẩm.

Bước 4: Xin giấy phép xuất bản

Sau khi nội dung đã được chỉnh sửa và thống nhất với tác giả, NXB tiến hành thủ tục xin giấy phép xuất bản tại Bộ Thông tin & Truyền thông. Hồ sơ bao gồm bản thảo, tóm tắt nội dung và các tài liệu liên quan theo quy định của pháp luật. Trong thời hạn quy định, NXB sẽ nhận được giấy phép xuất bản/chấp thuận bằng văn bản – đây là điều kiện bắt buộc để được in và phát hành sách trên thị trường Việt Nam.

Bước 5: Thiết kế bìa và chế bản sách

Khi có giấy phép, NXB phối hợp với tác giả thiết kế bìa sách – yếu tố nhận diện quan trọng để thu hút độc giả.

Bìa 1, tức bìa trước của cuốn sách, cần ghi rõ các thông tin bắt buộc gồm: tên sách; tên tác giả hoặc người biên soạn, kèm tên người chủ biên nếu có; họ tên người dịch đối với sách dịch; họ tên người phiên âm trong trường hợp sách được phiên âm từ chữ Nôm; cùng với tên nhà xuất bản hoặc tên cơ quan, tổ chức được cấp giấy phép xuất bản.

Ở bìa 4 (bìa sau), đối với sách kinh doanh phải ghi giá bán lẻ, đối với sách do Nhà nước đặt hàng thì ghi rõ “Sách Nhà nước đặt hàng”, và với sách không kinh doanh phải ghi “Sách không bán”. Bìa 4 cũng phải có mã vạch tiêu chuẩn, có thể in hình tác giả nhằm mục đích giới thiệu, nhưng tuyệt đối không được chứa bất kỳ quảng cáo nào.

Ngoài ra, trên cùng một trang sách cần trình bày các thông tin sau: họ tên và chức danh của Tổng giám đốc (hoặc Giám đốc) chịu trách nhiệm xuất bản; họ tên và chức danh Tổng biên tập chịu trách nhiệm nội dung; tên biên tập viên; khuôn khổ sách; số xác nhận đăng ký xuất bản; số quyết định xuất bản hoặc số giấy phép do cơ quan quản lý cấp; họ tên người trình bày, minh họa; người biên tập kỹ thuật; người sửa bản in; số lượng in; tên và địa chỉ cơ sở in; thời gian nộp lưu chiểu; cùng mã số sách tiêu chuẩn quốc tế (ISBN).

Bước 6: In ấn, gia công và đóng gói sách

Cơ sở in chỉ được nhận in xuất bản phẩm khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Xuất bản phẩm qua nhà xuất bản: Phải có quyết định xuất bản (bản chính), đồng thời phải có bản thảo đã được Tổng giám đốc (hoặc Giám đốc) nhà xuất bản ký duyệt.
• Tài liệu không kinh doanh của cơ quan, tổ chức (trong nước hoặc nước ngoài) không thực hiện qua nhà xuất bản: Phải có giấy phép xuất bản (bản chính). Đồng thời có bản thảo đóng dấu của cơ quan cấp giấy phép theo quy định tại Điều 25 Luật Xuất bản.
• Xuất bản phẩm in gia công cho nước ngoài: Phải có giấy phép in gia công và có bản mẫu xuất bản phẩm đặt in gia công, đóng dấu của cơ quan cấp giấy phép theo Điều 34 Luật Xuất bản.

Ngoài ra:

• Việc nhận in phải có hợp đồng theo quy định pháp luật giữa cơ sở in với nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được cấp giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh.
• Số lượng in phải được ghi rõ trong hợp đồng và phù hợp với quyết định xuất bản hoặc giấy phép xuất bản tương ứng.

Tham khảo 5 xưởng in sách tại Hà Nội đáp ứng các điều kiện trên:

• In ĐỨc Thành
• Nhóm In 
• In Đại Minh
• In Thiên Hằng
• In Lấy Ngay

Bước 7: Nộp xuất bản phẩm lưu chiểu và nộp xuất bản phẩm cho Thư viện Quốc gia Việt Nam

Tất cả các xuất bản phẩm phải được nộp lưu chiểu cho cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động xuất bản chậm nhất 10 ngày trước khi phát hành. Việc nộp lưu chiểu được thực hiện như sau:

• Nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép xuất bản phải gửi ba bản cho Bộ; nếu số lượng in dưới 300 bản thì chỉ cần nộp hai bản.
• Trường hợp cơ quan, tổ chức được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy phép xuất bản, phải nộp hai bản cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và một bản cho Bộ Thông tin và Truyền thông; nếu in dưới 300 bản thì nộp một bản cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và một bản cho Bộ.
• Đối với xuất bản phẩm tái bản không có chỉnh sửa, bổ sung, chỉ cần nộp một bản cho Bộ; nếu có sửa chữa hoặc bổ sung thì thực hiện theo quy định như xuất bản phẩm mới.
• Riêng với những xuất bản phẩm có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định pháp luật, chỉ cần nộp tờ khai lưu chiểu thay vì bản in. Ngoài ra, trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày phát hành, nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được phép xuất bản phải nộp ba bản cho Thư viện Quốc gia, hoặc hai bản nếu số lượng in dưới 300 bản.

Bước 8: Xuất bản sách

Sau khi in xong, sách phải được kiểm tra chất lượng và hoàn tất thủ tục nộp lưu chiểu. Chỉ khi nhà xuất bản ban hành quyết định phát hành, tác phẩm hoặc cuốn sách mới được phép đưa ra thị trường.

Quy trình tự xuất bản sách chi tiết

Để tự xuất bản cuốn sách của riêng mình, bạn thực hiện theo các bước dưới đây!

Bước 1: Chuẩn bị bản thảo (nội dung sách)

Bước đầu tiên để tạo ra một ấn phẩm của riêng mình là chuẩn bị nội dung và bản thảo cho cuốn sách dự định viết. Đây là giai đoạn bạn khởi đầu với những ý tưởng cơ bản, lựa chọn chủ đề mà bạn đam mê và am hiểu sâu sắc, nhằm tạo nên một tác phẩm mang lại giá trị cho người đọc.

Khi soạn thảo, bạn có thể bắt đầu bằng các công cụ phổ biến như Microsoft Word để viết và hoàn thiện bản thảo từng bước, từng câu. Một cuốn sách thường có khoảng 50.000 – 70.000 từ, tương đương 100 – 150 trang A4. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như Adobe InDesign hoặc CorelDRAW để trình bày và biên soạn sách.

Bước 2: Biên tập, dàn trang

Khi bản thảo đã được hoàn thiện ở mức tương đối, đây chính là thời điểm để bạn đọc lại, biên tập và chỉnh sửa nhằm nâng cao sự mạch lạc và sức truyền cảm của từng câu chữ. Song song với đó, bạn cũng nên bắt đầu lên ý tưởng cho phần thiết kế trang sách, từ việc lựa chọn kích thước phù hợp, chọn font chữ hài hòa đến xác định cỡ chữ tối ưu, giúp tác phẩm của bạn vừa đẹp mắt vừa dễ đọc.

Bước 3: Thiết kế bìa sách

Khi bản thảo sách đã hoàn chỉnh cả về nội dung và cách trình bày, bước tiếp theo  chính là đặt tên và thiết kế bìa sách. Thiết kế bìa sách đòi hỏi sự sáng tạo, bởi mỗi chiếc bìa không chỉ mang ý nghĩa riêng mà còn thể hiện thẩm mỹ theo góc nhìn của tác giả. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng in ấn tốt nhất, tác giả cần lưu ý một số kỹ thuật sau:

• Bìa sách nên được thiết kế trên hệ màu CMYK nhằm đảm bảo màu sắc sắc nét và chính xác khi in.
• Hình ảnh trên bìa phải có độ phân giải tối thiểu 300 dpi (pixels/inch) để tránh hiện tượng vỡ hình khi in.
• Cần để lại khoảng cách từ 3mm đến 5mm ở các mép giấy nhằm tránh bị cắt lệch trong quá trình sản xuất.
• Hạn chế thiết kế có khung viền quanh bìa để tránh hiện tượng lệch hoặc méo khi in ấn.
• Nên sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như Adobe Illustrator, CorelDRAW, Adobe InDesign hoặc Photoshop (thiết lập hệ màu CMYK) để thiết kế bìa với chất lượng cao.
• Nếu dùng công cụ trực tuyến như Canva, cần chú ý kích thước và chất lượng hình ảnh, đồng thời xuất file dưới định dạng PDF với hệ màu CMYK để tránh bị vỡ hình khi in.

Để làm cho bìa sách thêm nổi bật và thu hút, bạn có thể tham khảo ý kiến nhà in về việc áp dụng các hiệu ứng đặc biệt như ép kim, bế nổi, phủ UV, cán màng kim tuyến, hoặc phủ nhung. Những kỹ thuật này sẽ giúp bìa sách của bạn trở nên ấn tượng và hấp dẫn hơn trong mắt độc giả.

Bước 4: Chọn nhà in ấn sách

Khi đã hoàn thiện bản thảo và thiết kế bìa sách, bước tiếp theo trong quy trình tự xuất bản sách là tìm kiếm và liên hệ với các nhà in. Việc này nên được thực hiện trước khi bạn nộp hồ sơ xin giấy phép xuất bản, bởi không phải nhà in nào cũng có giấy phép in sách và ấn phẩm. Các nhà in được cấp phép thường là những đơn vị chuyên nghiệp, có kiến thức và kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực xuất bản.

Nếu bạn chọn nhà in không có giấy phép in sách, điều này có thể gây trở ngại hoặc làm gián đoạn quy trình xin giấy phép xuất bản về sau. Vì vậy, bên cạnh các tiêu chí về giá cả hợp lý và chất lượng in ấn tốt, bạn cần đảm bảo nhà in bạn chọn có đầy đủ giấy phép hợp pháp để quá trình xin giấy phép xuất bản diễn ra thuận lợi.

Bước 5: Xin giấy phép xuất bản

Ở giai đoạn này, bạn đã hoàn thành khoảng 80% quá trình tự xuất bản sách của mình. Khi đã có bản thảo, thiết kế bìa và chọn được nhà in phù hợp, bạn sẽ tiến hành làm thủ tục và chuẩn bị hồ sơ để nộp cho nhà xuất bản nhằm xin giấy phép xuất bản cho cuốn sách. Bạn có thể lựa chọn một số nhà xuất bản uy tín như Nhà xuất bản Thành Phố, Nhà xuất bản Trẻ, Nhà xuất bản Thế Giới… để thực hiện thủ tục này.

Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ, trong vòng khoảng 14 – 20 ngày, nếu không có phát sinh nào, bạn sẽ nhận được giấy phép xuất bản cho cuốn sách của mình. Lúc này, bạn chỉ cần đưa giấy phép cho nhà in và tiến hành in ấn những bản sách đầu tiên của mình.

Bước 6: Marketing và bán hàng

Khi cuốn sách và giấy phép đã sẵn sàng, bước tiếp theo là tập trung vào công tác marketing và quảng bá để lan tỏa thông tin đến rộng rãi độc giả. Đây cũng chính là giai đoạn bạn bắt đầu thu lợi nhuận từ mỗi cuốn sách được bán ra.

Chi phí xuất bản sách 

Chi phí xuất bản sách là tổng số tiền cần bỏ ra để đưa một bản thảo hoàn chỉnh trở thành ấn phẩm chính thức và phát hành ra thị trường. Mức chi phí này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như hình thức xuất bản, số lượng in, chất lượng giấy, kỹ thuật in, thiết kế bìa, chi phí xin giấy phép xuất bản…

Với hình thức xuất bản truyền thống, phần lớn chi phí được nhà xuất bản chi trả, tác giả chủ yếu nhận nhuận bút theo tỷ lệ phần trăm giá bìa. Ngược lại, tự xuất bản yêu cầu tác giả tự thanh toán toàn bộ chi phí, bao gồm biên tập, thiết kế, in ấn và marketing. Theo Cục Xuất bản, In và Phát hành, chi phí tự xuất bản một cuốn sách in phổ biến tại Việt Nam hiện dao động từ vài chục triệu đến trên 100 triệu đồng, tùy vào quy mô và yêu cầu chất lượng.

Giải đáp thắc mắc thường gặp

Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện xuất bản sách, tác giả thường gặp nhiều câu hỏi liên quan đến thời gian, nội dung, hình thức xuất bản và vấn đề bản quyền. Dưới đây là những giải đáp ngắn gọn dựa trên quy định pháp luật và kinh nghiệm thực tiễn trong ngành xuất bản.

Mất bao lâu để xuất bản một cuốn sách?

Thời gian xuất bản phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chất lượng bản thảo, quá trình biên tập, xin giấy phép và in ấn. Thông thường, nếu tác giả viết bản thảo nhanh, chỉn chu, toàn bộ quy trình sẽ kéo dài khoảng 2–6 tháng. Bản thảo tự xuất bản có thể hoàn tất và ra mắt trong 2–3 tháng, trong khi xuất bản qua nhà xuất bản thường mất 4–6 tháng hoặc thậm chí lâu hơn.

Nội dung nào có thể xuất bản thành sách?

Không có giới hạn chủ đề cho nội dung sách có thể xuất bản. Bạn có thể viết về kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm sống, truyện hư cấu, chuyện tình cảm, sách hướng dẫn kỹ năng,… Chỉ cần nội dung không vi phạm pháp luật, chuẩn mực đạo đức hay quyền sở hữu trí tuệ (không bôi nhọ, không chứa nội dung kích động, không vi phạm bản quyền) thì đều có thể xuất bản thành sách.

Có nên tự xuất bản hay thông qua nhà xuất bản?

• Tự xuất bản: Phù hợp với tác giả muốn kiểm soát toàn bộ quá trình, tự chủ nội dung, thiết kế, lợi nhuận và ra mắt sách nhanh. Tuy nhiên, đi kèm là rủi ro về chất lượng và khó khăn trong khâu marketing, phát hành.
• Thông qua nhà xuất bản: Được hưởng lợi từ đội ngũ chuyên nghiệp hỗ trợ biên tập, phát hành, xây dựng thương hiệu và tiếp cận độc giả rộng hơn. Đổi lại, tác giả phải chia sẻ lợi nhuận và sẽ có ít quyền kiểm soát nội dung hơn. Chọn phương án nào tùy vào mục tiêu cá nhân và nguồn lực của bạn.

Làm thế nào để bảo vệ bản quyền sách?

Bản quyền sách được tự động công nhận khi bạn sáng tạo tác phẩm, nhưng để bảo vệ tốt nhất, hãy đăng ký quyền tác giả tại Cục Bản quyền tác giả. Với sách điện tử, nên sử dụng giải pháp công nghệ như mã hóa, đóng dấu bản quyền để phòng chống sao chép lậu.

Trên đây là những thông tin chi tiết về xuất bản sách. Nhìn chung, quy trình xuất bản sách gồm nhiều bước khác nhau và cần đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Việc nắm rõ thủ tục, quy trình, chi phí và các yếu tố pháp lý sẽ giúp tác giả chủ động hơn trong việc xuất bản sách ra thị trường.