Cách viết phong bì thư UPU chuẩn và chính xác nhất

Cuộc thi viết thư UPU là một trong những cuộc thi thu hút rất nhiều người tham gia. Đây là cuộc thi mang ý nghĩa giúp kích thích khả năng viết lách và sáng tạo văn chương. Ngoài nội dung thư thì cách viết phong bì thư UPU cũng rất quan trọng. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ đến bạn cách viết phong bì thư UPU chuẩn và chính xác nhất. 

Giới thiệu về cuộc thi viết thư UPU

Viết thư UPU là một cuộc thi viết thư quốc tế được rất nhiều bạn trẻ ưa chuộng và quan tâm. UPU là từ viết tắt của Universal Postal Union, tức Liên minh Bưu chính Quốc tế. Cuộc thi viết thư UPU được tổ chức hàng năm nhằm khuyến khích các bạn trẻ trên toàn thế giới tham gia viết thư tay thể hiện khả năng sáng tạo và kỹ năng viết.

Cuộc thi này không chỉ là sân chơi để phát triển kỹ năng mà còn giúp các bạn trẻ thể hiện quan điểm, suy nghĩ và phong cách cá nhân qua từng lá thư. Điều đặc biệt trong cuộc thi viết thư UPU là tất cả các lá thư đều phải viết tay, không được sao chép từ internet hay đánh máy. Mọi vi phạm đều sẽ bị loại, do đó việc viết thư chân thật và sáng tạo là yếu tố quyết định.

Vì đây là một cuộc thi quốc tế, sự cạnh tranh là rất lớn. Nếu bạn muốn tăng cơ hội chiến thắng, không chỉ cần viết thư hay mà cách trình bày phong bì thư UPU cũng rất quan trọng và có thể mang lại lợi thế đáng kể.

Phong bì thư UPU không chỉ là phần bao bọc bên ngoài, mà còn là yếu tố tạo ấn tượng đầu tiên với ban giám khảo. Một phong bì thư UPU được thiết kế đẹp mắt, rõ ràng, đúng chuẩn sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm ngay từ cái nhìn đầu tiên. Việc ghi địa chỉ, tem thư cũng như cách dán phong bì là những yếu tố cần chú ý để đảm bảo bức thư của bạn được chuyển đi một cách chính xác và nhanh chóng.

Cách viết phong bì thư UPU chuẩn và chính xác nhất

Khi gửi thư tham gia Cuộc thi Viết thư quốc tế UPU, việc ghi thông tin ngoài phong bì là rất quan trọng để đảm bảo thư được gửi đi đúng nơi và đúng cách. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết phong bì thư UPU chuẩn nhất:

Thông tin người gửi (From)

Ở phần người gửi, bạn cần ghi đầy đủ các thông tin cá nhân của mình. Cụ thể:

• Họ tên đầy đủ: Ghi rõ họ tên của bạn (không viết tắt).
• Lớp học và trường học: Ví dụ: “Lớp 4A, Trường Tiểu học ABC”.
• Địa chỉ đầy đủ: Bao gồm ấp, xã, huyện (hoặc thị xã), tỉnh, thành phố nơi bạn sinh sống. Việc ghi đầy đủ địa chỉ sẽ giúp bưu điện xử lý thư nhanh chóng và chính xác.

Thông tin người nhận (To)

Ở góc trên bên trái của phong bì thư UPU, bạn cần điền thông tin người nhận như sau:

• Tên người nhận: “Báo Thiếu niên Tiền phong”.
• Địa chỉ người nhận: “Số 5, Hòa Mã, Hà Nội”.
• Mã bưu chính: “11611” là mã bưu chính của Hà Nội, Việt Nam, giúp xác định được quốc gia người gửi đang gửi thư từ đâu.

Thêm thông tin cuộc thi (Lưu ý)

Để hoàn thành thông tin trên phong bì, bạn cần ghi thêm một câu ở góc phải dưới cùng của phong bì:

Câu ghi thêm: “Dự thi Cuộc thi Viết thư quốc tế UPU lần thứ X (Năm tổ chức cuộc thi)”.

Việc ghi rõ thông tin về cuộc thi trên phong bì sẽ giúp bưu điện xử lý thư nhanh chóng, đồng thời cũng là một cách để bạn thể hiện sự nghiêm túc trong việc tham gia cuộc thi.

Lưu ý khác khi ghi phong bì thư UPU

Khi ghi thông tin trên phong bì, bạn cần lưu ý:

• Chữ viết rõ ràng: Sử dụng chữ in hoa để đảm bảo các thông tin được đọc dễ dàng.
• Tránh viết tắt: Ghi đầy đủ các thông tin về địa chỉ và tên người gửi, người nhận để tránh nhầm lẫn.
• Đảm bảo khoảng trống: Để phong bì không bị quá tải thông tin, hãy để lại một khoảng trống hợp lý giữa các phần thông tin.

Cách chọn kích thước phong bì chuẩn cho thư UPU

Để đảm bảo việc gửi thư quốc tế qua Liên minh Bưu chính Quốc tế (UPU) được thực hiện đúng quy định và thuận tiện, việc chuẩn bị phong bì thư phải tuân thủ một số tiêu chuẩn nhất định. Dưới đây là các quy định quan trọng về kích thước, chất liệu và màu sắc phong bì thư UPU:

Kích thước phong bì tiêu chuẩn

UPU không quy định kích thước phong bì cụ thể nhưng để phù hợp với hệ thống chuyển phát quốc tế, các phong bì thư phải tuân theo một số tiêu chuẩn về kích thước cơ bản:

• Phong bì tiêu chuẩn: Kích thước phổ biến nhất cho phong bì thư quốc tế là 114mm x 162mm (kích thước A6) giúp đảm bảo dễ dàng vận chuyển và phù hợp với các dịch vụ bưu chính.
• Phong bì lớn hơn: Nếu bạn cần gửi các tài liệu lớn hơn, có thể chọn kích thước 229mm x 324mm (A4) nhưng điều này sẽ yêu cầu phí vận chuyển cao hơn.
• Phong bì nhỏ: Kích thước nhỏ hơn như 90mm x 140mm, có thể sử dụng cho thư nhỏ hoặc các thiệp mừng, tuy nhiên cần đảm bảo không vi phạm yêu cầu về kích thước tối thiểu của bưu điện.

Lưu ý: Phong bì không được quá nhỏ (dưới 90mm x 140 mm) hoặc quá lớn so với các tiêu chuẩn trên. Nếu không tuân thủ kích thước chuẩn, bưu phẩm của bạn có thể bị trả lại hoặc yêu cầu đóng thêm phí.

Chất liệu phong bì 

Chất liệu của phong bì thư UPU cần đảm bảo độ bền, bảo vệ nội dung thư bên trong và dễ dàng chịu được vận chuyển qua đường bưu chính quốc tế. Các yêu cầu về chất liệu bao gồm:

• Chất liệu phổ biến: Giấy chất lượng cao, có độ bền tốt và không dễ bị rách hoặc hư hại trong quá trình vận chuyển. Giấy thường có độ dày từ 90gsm – 120gsm.
• Phong bì chống thấm: Đối với những thư quan trọng hoặc gửi tài liệu dễ hư hỏng, có thể sử dụng phong bì chống thấm nước hoặc phong bì có lớp phủ bảo vệ, giúp bảo vệ nội dung thư khỏi tác động của môi trường, đặc biệt khi gửi qua những khu vực có điều kiện thời tiết khắc nghiệt.
• Phong bì an toàn: Các loại phong bì có nắp dán hoặc niêm phong tự dính giúp đảm bảo không bị mở ra trong quá trình vận chuyển, đảm bảo tính bảo mật.

Màu sắc phong bì

Màu sắc của phong bì thư UPU có thể không bị quy định chặt chẽ, tuy nhiên một số lưu ý sau đây sẽ giúp bạn chọn màu sắc sao cho hợp lý và chuẩn mực:

• Màu sắc phổ biến như trắng, xám, màu kem, hoặc màu xanh nhạt. Những màu sắc này giúp nổi bật thông tin cần thiết trên phong bì, như tên người gửi và nhận, địa chỉ, tem, v.v.
• Tránh sử dụng màu sắc quá sặc sỡ vì có thể gây khó khăn trong việc đọc thông tin hoặc gây ấn tượng không tốt. Màu sắc quá nổi bật đôi khi cũng làm giảm tính chuyên nghiệp của bưu phẩm.
• Phong bì có logo hoặc thiết kế đặc biệt như thêm logo hoặc họa tiết, hãy đảm bảo chúng không làm che khuất hoặc ảnh hưởng đến các thông tin quan trọng như địa chỉ hoặc tem.

Lưu ý: Màu sắc của phong bì không ảnh hưởng đến việc gửi thư, nhưng nó có thể tạo ra ấn tượng ban đầu về sự chuyên nghiệp và tinh tế của người gửi, đặc biệt là trong các cuộc thi quốc tế như cuộc thi viết thư UPU

Lưu ý khi dán tem gửi thư UPU

Ngoài lưu ý về cách viết phong bì thư UPU bạn cũng cần lưu ý đến việc dán tem khi gửi thư như sau:

• Tem cần được dán ở góc trên bên phải của phong bì, đảm bảo rằng không che khuất các thông tin quan trọng như địa chỉ người gửi và người nhận. Mỗi quốc gia sẽ có các mẫu tem riêng và giá trị tem phụ thuộc vào quốc gia gửi và loại dịch vụ bưu chính mà bạn lựa chọn (chuyển phát thường, chuyển phát nhanh, bảo hiểm, v.v.).
• Tem không được dán chồng lên nhau và không có hình ảnh hay thông tin gì bị che khuất. Nếu bạn gửi thư đi nhiều quốc gia, cần dán tem quốc tế có giá trị đủ để gửi qua các quốc gia này.
• Khi ghi địa chỉ người nhận, bạn phải ghi mã bưu điện (postal code) đúng quy định để đảm bảo thư có thể được phân phối đúng đích. Mỗi quốc gia có hệ thống mã bưu điện khác nhau, ví dụ: Mã bưu điện của Hà Nội là 11611, mã bưu điện của TP. Hồ Chí Minh là 700000.
• Nếu bạn sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc yêu cầu theo dõi bưu phẩm, bạn sẽ nhận được mã vận chuyển. Mã này có thể được ghi trên phong bì hoặc thẻ theo dõi kèm theo bưu phẩm.
• Dấu bưu điện là một dấu mộc chính thức của bưu cục nơi thư được gửi đi. Dấu này thường được đóng lên góc bên trái của phong bì, ngay sau khi bưu phẩm được chấp nhận tại bưu cục. Dấu bưu điện bao gồm ngày giờ gửi thư, tên bưu cục và mã bưu điện của nơi gửi. 

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách viết phong bì thư UPU và lưu ý khi gửi thư. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và giúp bạn biết cách viết chính xác.