TOP phần mềm in giấy khen phổ biến, tốt nhất hiện nay

Phần mềm in giấy khen đang trở thành giải pháp ưu việt cho giáo viên, doanh nghiệp và các tổ chức. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, phần mềm in giấy khen còn mang đến những mẫu giấy khen chuyên nghiệp, đẹp mắt, dễ dàng cá nhân hóa, đáp ứng mọi nhu cầu khen thưởng. Cùng tham khảo bài viết để tìm hiểu về các phần mềm in ấn giấy khen tốt nhất hiện nay!

Phần mềm in giấy khen là gì?

Phần mềm in giấy khen là công cụ công nghệ giúp người dùng thiết kế, tùy chỉnh và in ấn giấy khen một cách nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp. Đây có thể là phần mềm độc lập cài đặt trên máy tính (như Microsoft Word, CorelDRAW), ứng dụng thiết kế trực tuyến (như Canva) hoặc công cụ tích hợp với bảng tính (như Google Sheets kết hợp Google Slides và Autocrat).

Các phần mềm này cho phép người dùng:

• Tạo mẫu giấy khen theo nhu cầu với bố cục, hình ảnh, logo, phông chữ và màu sắc phù hợp.
• Nhập dữ liệu hàng loạt từ danh sách người nhận (thường ở dạng file Excel hoặc Google Sheets).
• Tự động cá nhân hóa nội dung như tên, lý do khen thưởng, ngày tháng… cho từng người nhận.
• Xuất file sẵn sàng in ấn hoặc gửi qua email dưới định dạng PDF.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm in giấy khen phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm in giấy khen phù hợp đóng vai trò quan trọng, giúp quá trình thiết kế và in ấn giấy khen trở nên thuận tiện, chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng bạn nên cân nhắc:

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Một phần mềm in giấy khen tốt cần có giao diện trực quan, bố cục hợp lý và dễ thao tác. Người dùng, kể cả những ai không am hiểu nhiều về công nghệ, cũng có thể làm quen và sử dụng thành thạo chỉ sau vài phút. Giao diện thân thiện giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian khi thao tác.

Cho phép tùy chỉnh mẫu giấy khen

Nhu cầu về mẫu giấy khen ở mỗi đơn vị, trường học hay doanh nghiệp là khác nhau. Phần mềm cần hỗ trợ tùy chỉnh linh hoạt các yếu tố như: logo, tên đơn vị, màu sắc, phông chữ, vị trí thông tin, hình nền… Việc này giúp giấy khen mang dấu ấn riêng và phù hợp với từng sự kiện, đối tượng.

Tương thích với Word, Excel, PDF

Khả năng tương thích với các định dạng phổ biến như Word, Excel và PDF là tiêu chí quan trọng. Điều này giúp người dùng dễ dàng nhập dữ liệu từ file Excel, chỉnh sửa nội dung trên Word hoặc xuất file PDF để in ấn, lưu trữ và chia sẻ thuận tiện. Nhiều phần mềm hiện nay còn hỗ trợ trộn thư (Mail Merge) để in giấy khen hàng loạt từ danh sách Excel.

Tích hợp cơ sở dữ liệu để in hàng loạt

Một phần mềm in giấy khen hiện đại cần có khả năng kết nối, nhập hoặc đồng bộ dữ liệu từ các nguồn khác nhau như file Excel, hệ thống quản lý học sinh (EMIS), danh sách nhân sự… Tính năng này giúp in giấy khen hàng loạt nhanh chóng, chính xác, đặc biệt hữu ích vào dịp tổng kết, khen thưởng cuối năm.

Có thư viện mẫu có sẵn hoặc tự tạo mẫu mới

Thư viện mẫu phong phú giúp người dùng lựa chọn nhanh chóng các mẫu giấy khen phù hợp mà không cần thiết kế từ đầu. Ngoài ra, phần mềm cũng nên cho phép người dùng tự tạo mẫu mới hoặc chỉnh sửa mẫu có sẵn để đáp ứng nhu cầu cá nhân hóa, sáng tạo.

Top phần mềm in giấy khen tốt nhất hiện nay

Dưới đây là tổng hợp chi tiết về các phần mềm in giấy khen được sử dụng phổ biến nhất hiện nay!

Phần mềm Microsoft Word 

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản quen thuộc, tích hợp tính năng Mail Merge (Trộn thư) giúp người dùng dễ dàng kết hợp mẫu giấy khen với danh sách người nhận từ Excel để in hàng loạt.

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng với hầu hết người dùng.
• Tính năng Mail Merge giúp tự động hóa việc điền thông tin cá nhân vào từng giấy khen, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót.
• Tương thích tốt với các định dạng phổ biến như Word, Excel, PDF.
• Phù hợp cho cả cá nhân, trường học và doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Thiết kế mẫu giấy khen trong Word hạn chế về mặt thẩm mỹ, ít hiệu ứng đồ họa so với các phần mềm chuyên thiết kế.
• Một số tính năng nâng cao chỉ có trên các phiên bản Word mới.
• Không phù hợp nếu cần thiết kế giấy khen sáng tạo hoặc in số lượng rất lớn với nhiều biến thể mẫu.

Phần mềm Canva

Canva là nền tảng thiết kế trực tuyến miễn phí, nổi bật với kho mẫu giấy khen đa dạng, dễ dàng tùy chỉnh và thao tác kéo thả đơn giản. Đây cũng là một trong những phần mềm in giấy khen chuyên dụng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay!

Ưu điểm:

• Giao diện trực quan, không yêu cầu kỹ năng thiết kế chuyên sâu.
• Kho mẫu giấy khen phong phú, phù hợp nhiều mục đích: học sinh, nhân viên, sự kiện…
• Tùy chỉnh linh hoạt: màu sắc, font chữ, logo, hình ảnh, bố cục.
• Hỗ trợ xuất file chất lượng cao (PDF, PNG, JPG), chia sẻ trực tuyến hoặc in ấn dễ dàng.
• Có thể sử dụng miễn phí hoặc nâng cấp lên Canva Pro để mở khóa nhiều tính năng cao cấp hơn.

Nhược điểm:

• Tính năng in hàng loạt còn hạn chế, cần thao tác thủ công nếu số lượng lớn.
• Một số mẫu và tính năng nâng cao yêu cầu trả phí (Canva Pro).
• Phụ thuộc vào kết nối Internet để sử dụng và lưu trữ.

Phần mềm PrintMerge từ CorelDRAW

Print Merge là tính năng trộn thư của phần mềm thiết kế đồ họa CorelDRAW, cho phép kết nối dữ liệu từ file Excel hoặc RTF để tự động hóa việc in giấy khen hàng loạt với thiết kế đồ họa chuyên nghiệp.

Ưu điểm:

• Thiết kế giấy khen với chất lượng đồ họa cao, chuyên nghiệp và sáng tạo.
• Tùy chỉnh layout, màu sắc, hiệu ứng không giới hạn.
• Tính năng Print Merge giúp in hàng loạt nhanh chóng, phù hợp cho các đơn vị cần mẫu giấy khen độc đáo, đẳng cấp.

Nhược điểm:

• Yêu cầu người dùng có kiến thức về thiết kế đồ họa và làm quen với phần mềm CorelDRAW.
• Khả năng tương thích với các phần mềm khác còn hạn chế, có thể gặp lỗi font hoặc định dạng khi chuyển đổi.
• Chi phí bản quyền phần mềm khá cao so với các giải pháp phổ thông.

Phần mềm EMIS

EMIS (MISA EMIS) là nền tảng quản lý giáo dục toàn diện, tích hợp nhiều tính năng như quản lý học sinh, tài chính, thư viện. Đặc biệt, phần mềm có hỗ trợ thiết kế, quản lý và in giấy khen hàng loạt cho các trường học.

Ưu điểm:

• Quản lý dữ liệu tập trung, đồng bộ giữa các cấp quản lý (trường, phòng, sở giáo dục).
• Tích hợp in giấy khen hàng loạt từ cơ sở dữ liệu học sinh, đảm bảo chính xác, tiết kiệm thời gian.
• Hỗ trợ nhiều nghiệp vụ giáo dục khác: quản lý hồ sơ, tài chính, thư viện, hóa đơn điện tử…
• Giao diện hiện đại, bảo mật cao, phù hợp với quy mô trường học lớn.

Nhược điểm:

• Yêu cầu hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, máy tính cấu hình cao để vận hành mượt mà.
• Phụ thuộc vào hệ thống máy chủ, nếu mất kết nối Internet có thể ảnh hưởng đến quá trình sử dụng.
• Chi phí triển khai và bảo trì cao, phù hợp hơn với các tổ chức giáo dục lớn.

Hướng dẫn cách in giấy khen hàng loạt trong Word

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước in giấy khen hàng loạt trong Microsoft Word:

Bước 1: Mở file Word là mẫu giấy khen lên rồi nhấn vào tab Mailings. Sau đó chọn Start Mail Merge, chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để thực hiện các bước Mail Merge.

Bước 2: Chọn Letters, chọn Next: Starting document. Tiếp đến chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại), chọn Next: Select recipients. Lúc này, bạn thêm danh sách tên học sinh cho phần khen tặng, lớp, đạt danh hiệu gì… để ứng dụng Word tự động thêm các thông tin vào trong Giấy khen. Nếu chưa có thì bạn sẽ chọn là Type a new list để tạo mới.

Bước 3: Nếu đã có danh sách khen thưởng bên file Excel, bạn chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn) rồi chọn Browse để tìm đến file danh sách khen thưởng. Tiếp đến chọn file Excel muốn thêm rồi bấm Open.

Ở hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn. Nếu muốn không gửi đến ai thì bạn bỏ tick chọn trước tên của người đó, chọn xong bạn nhấn OK.

Bước 4: Đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin, chọn Mailings, chọn Insert Merge Field. Tiếp đến chọn thông tin phù hợp với các thông tin trong file Excel danh sách khen thưởng.

Chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải, sau khi đã thêm xong bạn chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước xem trước thư.

Bước 5: Nhấn vào biểu tượng next và previous để xem từng giấy khen (mỗi giấy khen sẽ là 1 tên người, 1 lớp, 1 danh hiệu tương ứng). Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung bạn chọn Next: Complete the merge.

Bước 6: Chọn Print để in toàn bộ danh sách khen thưởng. Còn nếu chỉ in 1 bản thì chọn Current record hoặc chủ động chọn in những giấy khen mình muốn theo danh sách file Excel đều được.

Phần mềm in giấy khen không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn mang lại sự chuyên nghiệp và sáng tạo cho mỗi tấm giấy khen. Hy vọng với những gợi ý trong bài viết sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp để in ấn giấy khen, bằng khen.