Cách gấp thư bỏ vào phong bì đúng chuẩn, chi tiết từng bước

Dù là để gửi thư tay, thiệp mời, thư mời hay tài liệu làm việc, việc gấp thư đúng cách bỏ vào phong bì sẽ giúp bạn thể hiện được sự tinh tế và chu đáo. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để được hướng dẫn các cách gấp thư bỏ vào phong bì đúng chuẩn nhất!

Vì sao cần biết cách gấp thư bỏ vào phong bì đúng cách?

Học cách gấp thư bỏ vào phong bì đúng chuẩn mang lại nhiều lợi ích như:

• Bảo vệ nội dung thư: Gấp thư đúng cách giúp bảo vệ nội dung bên trong khỏi bị nhăn hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Điều này đảm bảo rằng người nhận sẽ nhận được thư trong tình trạng tốt nhất.
• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Một phong bì được gấp gọn gàng và đẹp mắt thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của người gửi. Điều này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch kinh doanh hoặc khi gửi thiệp mời.
• Tăng tính thẩm mỹ: Việc tự tay gấp thư và phong bì in cho phép bạn tùy chỉnh theo sở thích cá nhân, tạo ra những sản phẩm độc đáo và mang dấu ấn riêng, từ đó tăng giá trị thẩm mỹ cho bức thư.

Cách gấp thư bỏ vào phong bì đúng chuẩn

Dưới đây là một số cách gấp thư bỏ phong bì thông dụng nhất mà bạn có thể tham khảo và áp dụng!

Cách gấp thư cho phong bình kinh doanh thông thường

Trước khi học cách gấp thư bỏ vào phong bì, bạn cần viết thông tin của người nhận lên phong bì. Nếu muốn phong thư chuyên nghiệp hơn, bạn hãy in địa chỉ người gửi, người nhận bằng máy in. Sau đó, thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đặt lá thư trên mặt bàn, sau đó kiểm tra địa chỉ trên thư và trên phong bì có khớp nhau hay không. Đồng thời đảm bảo rằng bạn đã ký tên ở dưới lá thư. Mặt có chữ của thư phải đối diện với bạn như khi đang đọc thư. 

Bước 2: Gấp lá thư lên sao cho mép dưới của giấy nằm ở khoảng 1/3 trang giấy từ trên xuống. 

Bước 3: Trước khi gấp thư thành nếp, bạn hãy kiểm tra sao cho các mép ngoài của thư phải thẳng hàng để tránh nếp gấp xiêu vẹo và lá thư không vừa với phong bì. Khi các mép giấy đã thẳng hàng, bạn hãy dùng ngón tay miết thành nếp. 

Bước 4: Gấp mép giấy ở trên xuống đến cách mép dưới của thư khoảng 1cm. Sau đó căn chỉnh sao cho nếp gấp trên và cạnh dưới của trang giấy thẳng hàng để nếp gấp được gọn gàng. 

Bước 5: Cầm lá thư sao cho các nếp gấp hướng ra ngoài và nếp gấp trên của thư trùng với cạnh trên của phong bì in. Sau đó cầm phong bì sao cho phần nắp phong bì hướng về phía mình và mở ra. Tiếp đến bạn từ từ cho lá thư vào phong bì để giấy không bị nhăn. 

Cách gấp thư bỏ vào phong bì có ô cửa sổ

Nếu bạn sử dụng phong bì thư có ô cửa sổ trong suốt để có thể nhìn thấy tên và địa chỉ người hận trong thư thì bạn cần định dạng lá thư đúng cách để thông tin người nhận nằm ở đúng vị trí. 

Theo đó, trước tiên bạn phải căn trong chương trình soạn thảo văn bản sao cho tất cả mép giấy phải cách lề 2,5cm. Đồng thời, đoạn văn bản nên giãn cách một dòng đơn, khoảng cách giữa các đoạn nên giãn dòng đôi và toàn bộ lá thư phải được căn lề trái. Dòng chữ ngày tháng phải cách mép trên của giấy khoản 5cm. 

Sau khi đảm bảo lá thư được định dạng đúng, bạn thực hiện theo các bước sau để gấp thư bỏ vào phong bì. 

Bước 1: Gấp thư theo “kiểu chữ Z” để tên và địa chỉ người nhận được nhìn thấy qua ô cửa sổ trong suốt của phong bì. Lưu ý, nếu trong thư có thông tin bảo mật hay nhạy cảm thì bạn không nên sử dụng loại phong bì có cửa sổ. 

Bước 2: Đặt lá thư trên bàn sao cho mặt in chữ úp xuống để dễ nhìn thấy tên và địa chỉ người nhận trong khi gấp. 

Bước 3: Xoay lá thư ngược lại sao cho phần tên và địa chỉ người nhận nằm gần phía mình. Điều này sẽ giúp bạn khi hé nhìn bên dưới lá thư sẽ thấy tên và địa chỉ người nhận. 

Bước 4: Gấp 1/3 phần trên tờ giấy xuống về phía bạn. 

Bước 5: Gấp 1/3 trang giấy từ dưới lên về phía xa bạn để có thể trông thấy tên và địa chỉ người nhận. 

Bước 6: Cầm lá thư sao cho tên và địa chỉ người nhận hướng ra mặt trước của phong bì. Sau đó bỏ thư vào phong bì sao cho phần thông tin tên và địa chỉ người nhận có thể đọc được qua cửa sổ. 

Cách gấp thư bỏ vào phong bì kinh doanh cỡ nhỏ

Phong bì kinh doanh cỡ nhỏ là loại phong bì thông dụng, được sử dụng phổ biến tại các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay. Để gấp thư bỏ vào loại phong bì này đúng chuẩn, bạn thực hiện theo hướng dẫn:

Bước 1: Đặt lá thư trên bàn sao cho mặt viết chữ ngửa lên và xuôi chiều. 

Bước 2: Gấp mép dưới của lá thư lên sao cho mép dưới cách mép trên khoảng 1cm. 

Bước 3: Đảm bảo các mép ngoài của tờ giấy thẳng hàng trước khi gấp. Bạn có thể dùng thước để tạo nếp gấp đẹp hơn và dùng tay để miết các đường gấp. 

Bước 4: Gấp nửa bên phải của tờ giấy vào trong đến khoảng 1/3 chiều rộng của giấy. Hãy căn thẳng hàng mép trên và mép dưới của thư rồi miết đường gấp. 

Bước 5: Gấp phần bên kia của tờ giấy vào trong đến khoảng 1/3 chiều rộng. Sau đó căn mép trên và méo dưới của thư sao cho thẳng hàng trước khi miết xuống. 

Bước 6: Xoay ngang lá thư vừa gấp sao cho các mặt gấp úp vào mặt sau phong bì. 

Một số lưu ý khi thực hiện cách gấp thư bỏ vào phong bì 

• Chọn kích thước phong bì phù hợp với thư. Nếu thư quá lớn so với phong bì, bạn cần phải gấp nhiều lần, gây ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ.
• Nếu thư quá dài hoặc lớn, hãy gấp ít lần nhất có thể. Gấp quá nhiều có thể làm thư bị nhăn, khó nhìn và không chuyên nghiệp.
• Đảm bảo mỗi nếp gấp thẳng và đều, tránh làm thư bị vênh hoặc gập quá mạnh khiến nội dung thư bị ảnh hưởng.
• Sử dụng thước kẻ hoặc tay để giữ nếp gấp thẳng và sắc nét. Điều này giúp thư trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Khi gấp, tránh làm giấy bị nhăn ở các điểm gấp. Nếu bạn không có thước kẻ, có thể dùng bút chì nhẹ nhàng vẽ đường gấp để tạo sự chính xác.
• Thư phải được đặt vào phong bì sao cho không bị cong vẹo. Đảm bảo rằng thư không bị gập hoặc trồi ra khỏi phong bì khi đóng lại. Trước khi dán phong bì, hãy kiểm tra lại lần cuối xem thư có vừa vặn với phong bì không. Nếu không, bạn cần điều chỉnh lại cách gấp.

Có thể thấy rằng, việc nắm rõ cách gấp thư bỏ vào phong bì đúng cách không chỉ giúp bảo vệ nội dung thư mà còn tạo được ấn tượng tốt với người nhận. Một phong bì gọn gàng, thư được gấp đẹp mắt sẽ thể hiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp, nhất là trong các dịp đặc biệt như gửi thư cho đối tác, khách hàng, thư nhận việc.